Aile şirketleri için, nitelikli iş gücü nasıl istihdam edilir?

Çok ortaklı aile şirketlerinde aile anayasası büyük önem taşıyor. Özellikle aile ile şirketi birbirinden ayırmak gerekiyor. Aileden ikinci ve üçüncü kuşağın şirketlerde yer alması ile birlikte şirketin büyüklüğü ne olursa olsun çok ortaklı aile şirketlerinde sıkıntılar başlıyor. Ortakların, kan bağı bulunan kişilerden oluşmasına veya bir kısmının kan bağı olmayan kişilerin olması durumuna göre şirket anayasası farklılık gösterebiliyor. Özellikle çok ortaklı aile işletmelerinde kan bağı olan kişilerden aile meclisi oluşturulması ve kararların burada alınması sağlanıyor.

Hazırlanacak bu anayasada; şirketin hedefi, vizyonu, faaliyet alanı, organizasyon yapısı, görev ve sorumluluklar, ikinci veya üçüncü kuşağın entegrasyonu, kâr dağıtım politikaları gibi konular yer alıyor.

Şirket içinde nitelikli insan kaynağının oluşması aile üyelerinin organizasyonda alacağı yerlere ve görevlere göre önemi artmaktadır. Aile üyelerinin belirlenen görevlerde olması gereken yeterliliklere ve yetkinliklere sahip değil iseler diğer çalışanlarla beraber gelişim planına dahil edilmelidirler. Şirket ortağı olmak ile profesyonel yönetici olmayı birbirinden ayırmak gerekmektedir.

Mevcut iş gücünün niteliklerini arttırmak için en verimli çözümler nelerdir?

Şirketlerde insan kaynakları bölümleri çalışanların işe girerken ilk gördükleri ve işten ayrılırken son gördükleri kişi olmamalıdır. Teknoloji yardımı ile İnsan Kaynakları bölümleri çalışanlarla ilgili bilgileri toplayarak ve üreterek kurumsal hafıza oluşturmalıdır. Süreçleri sayısal ölçmek için raporlayacak alt yapıyı kurmalıdır. Ölçemediğiniz bir işi yönetemezsiniz.

İnsan kaynakları süreçlerini dijital ortama taşınmasında çalışanlar ve yöneticiler süreçlere dahil edilmelidir. Örneğin kurulacak intranet ile çalışanlar kendilerine ait izinleri elektronik ortamda talep edebilmeli, yöneticilerine talepleri gitmeli, yöneticiler tarafından onaylanan izinler insan kaynaklarına departmanına yönlenmelidir. Benzer şekilde deneme süresi dolmaya yaklaşan kişi ile ilgili deneme süresi formu ilgili yöneticiye otomatik gitmeli, yönetici çalışan ile ilgili görüşünü elektronik ortamda form olarak doldurduktan sonra sonuçlar insan kaynakları departmanına gitmelidir.

Nitelikli iş gücünü elde tutmak için neler yapmak gerekir?

Mevcut işgücünün niteliklerini arttırmak ve elde tutmak için yetenek yönetim sistemleri kurulmalıdır. Yetenek yönetim sisteminde çalışanların potansiyelleri ölçmek için bu sektördeki her bir pozisyon için olması gereken yeterlilikler (bu pozisyon için ne tür bilgiye, yeteneğe sahip olacak, pozisyonun gerekliliklerini yerine getirebilmesi için işin içeriği ve iş yapış şekilleri) belirlenmelidir. Bununla birlikte çalışanların performansları ölçmek için performans değerlendirme sistemi kurulmalıdır. Bu performans değerlendirme sisteminde dönemsel olarak şirket hedefleri, departman hedefleri ve bireysel hedefler ile her bir pozisyon için olması gereken yetkinlikler ve ağırlıkları ile birlikte dönem başında belirlemeli ve dönem sonunda ölçülerek performans puanı ölçülmelidir. Çıkan potansiyel ve performans sonucuna göre yetenek matrisi oluşturulmalıdır. Bu matrise göre yıldız personeller (Potansiyeli ve performansı yüksek olanlar, potansiyeli yüksek ve performansı normal olup potansiyeli normal ve performansı yüksek olanlar) veya kilit çalışanlar (Potansiyeli düşük ve performansı yüksek olanlar, Potansiyeli normal veya düşük olup performansı normal olanlar) için kariyer planlaması yapılmaktadır.

Kariyer planlaması yapılırken terfi edeceği pozisyona kişiyi hazırlamak için alması gereken eğitimleri planlamalı ve bu kişiyi terfi ettirdiğimizde yerine gelecek potansiyel kişileri de hazırlamak gerekecektir.

Personel yönetiminden İK'ya nasıl geçilir? Neler kazandırır?

Genel anlamda insan kaynakları süreçlerini operasyonel, yönetimsel ve stratejik olmak üzere 3 başlıkta toplayabiliriz. Personel yönetimi operasyonel ve yönetimsel konularla daha çok olduğu, stratejik kısmın çok az olduğu konularla ilgilenmektedir.

Personel yönetimi genel anlamda işe alım, seçme-yerleştirme, eğitim ve gelişim, ücret yönetimi, bütçeleme ile ilgilenirken, insan kaynakları bu konulara stratejik İK yönetimi olarak yaklaşmakta, kariyer yönetimi ve performans değerlendirmesi ile birlikte çalışmasını sağlamaktadır.

İnsan kaynakları süreçlerinde operasyonel çok fazla işlem yapılmakta olduğu, stratejik süreçlere çok daha az zaman ve kaynak ayrıldığı görülmektedir. Hedef, tüm süreçlerinin otomasyona geçirilmesi, çalışan envanterinin tüm şirketi kapsayacak elektronik ortama taşınması ve kurumsal veritabanının oluşturulması olmalıdır. Böylece etkin ve verimli insan kaynakları yönetimi ile günlük operasyon işlemlerinin azaldığı, stratejik insan kaynakları yönetiminin maksimum olduğu bir süreçler sağlanabilir.

Performans odaklı İK yönetiminde neler öne çıkar?

Değerlendirme çalışanların kurumda yapmış oldukları görev ne olursa olsun bireylerin yetkinliklerini, hedeflerini ve projelerini kapsayıp, bireyin eksik ve fazlalıklarını, yetersiz oldukları konularda gelişim planlarının gözden geçirilmesidir. Performans değerlendirmesinde, çalışanın işinde ne ölçüde başarılı olduğunun belirlenmesi hedeflenmektedir. Daha sonra bundan faydalanarak çalışanın yetkinliklerine ve hedeflerine göre gelişme planının hazırlanması ve bu planın kişiye iletilerek katılımının sağlanması amaçlanmaktadır.

İK yönetiminin performansı nasıl ölçülmeli?

Ne yazık ki bir kurumda tüm çalışanlar aynı performans seviyesini gösteremezler. Çalışanların göstermiş olduğu performansı onun kişiliğiyle, sahip oldukları yetenekleriyle ve işe göstermiş olduğu ilgiyle yakından ilişkilidir. Çalışanın kişiliği ve doğuştan gelen yeteneklerini değiştirmemiz mümkün olamayacağına göre ancak onun işe olan ilgisini ve yaklaşımını arttırarak performansını arttırma yoluna gidebiliriz. Bunun içinde kişiyi motive edecek, işi sahiplenmesini sağlayacak çeşitli metod ve yöntemler kullanabiliriz.

Bu yöntemler arasında performans değerlendirme, kariyer planlama ve eğitim süreçlerini bir bütün olarak ele almalıyız. Performans değerlendirme ücret artışı, prim, terfi, işe son verme, eğitim ihtiyacı belirleme gibi aşamalarda yöneticinin karar vermesinde temel oluşturmaktadır.

Performans değerlendirmesinde çalışanlar birey olarak ele alınmaktadır. Kuşkusuz kurumda çok karmaşık yapıya sahip olan insanı değerlendirmek; makineleri, araçları, arazileri ve binaları değerlendirmekten çok daha zordur. Bir işletmede verimliliği arttırmak, yönetici yetiştirmek, geliştirmek, ödüllendirmek, çalışanları terfi ettirmek, kariyerlerini planlamak bakımından performans değerlendirmesi son derece önem taşımaktadır.

Belli bir dönemi kapsar, başlangıç ve bitiş tarihleri vardır. Çalışanların belirli bir dönemde gerçekleştirmiş olduğu başarı durumlarını ve ileriye yönelik gelişme potansiyellerini belirlemeye yönelik çalışmalardır.